Umowa na wykonanie strony www – 10 praktycznych wskazówek

“Co robić? Mam umowę na stworzenie strony, ale po wpłaceniu zaliczki urwał nam się kontakt.”, “Nie mam już sił. Wszystko trwa od roku, a strona nadal nie gotowa, w dodatku wykonawca co raz rzadziej mi odpisuje.”, “Czy ktoś chce dokończyć stronę? Zrobione 80%, ale wykonawca nie chce wprowadzić moich poprawek.” – takie lub podobne zdania wcale nie tak rzadko przewijają się przez różne grupy wsparciowo-pomocowe na Facebooku. Piszą najczęściej ludzie zawiedzeni, rozczarowani, bezradni. Niestety często znaleźli się w takiej sytuacji trochę “na własne życzenie”. Bo w działaniach biznesowych sami jesteśmy odpowiedzialni za decyzje, które podejmujemy…

Zawsze się wkurwiam podnosi mi się ciśnienie, gdy o takiej lub podobnej sytuacji słyszę. Myślę sobie, że przecież trzeba było doczytać umowę, albo zamieścić w niej taki, czy inny punkt. Zdaję sobie jednak sprawę z tego, że łatwo mi zajmować stanowisko z perspektywy osoby, która w tworzeniu stron www “siedzi” od prawie dekady! I przychodzi refleksja, ze na co dzień nie da się przecież być ekspertem we wszystkich biznesowych dziedzinach. Dziś więc dzielę się subiektywnym “must done!” odnośnie zlecania stworzenia strony internetowej.

Po pierwsze – dokładnie określ zakres prac

To nie jest prosty krok, ale finalnie wiele będzie od niego zależało. Warto więc przysiąść i na spokojnie sobie jak najwięcej w głowie i wyobraźni poukładać. Zakres prac określa się w dokumencie zwanym “brief”. Może on mieć różne postaci. Często są to wytyczne wysłane mailem (dla mniejszych projektów), ale zdarzają się i osobne dokumenty mające po kilka, kilkanaście stron A4. To naprawdę ważny etap, ponieważ to na podstawie tego opisu wykonawca dokona wyceny swojej pracy, a później to jego treścią będzie się kierował przy realizacji Twojej strony. Również do niego będzie się odwoływał w przypadku, gdy zgłosisz, że cokolwiek w projekcie ma poprawić, czy uzupełnić.

Przemyśl więc i opisz w briefie sprawy następujące:

• Jaki cel ma Twoja strona? Do czego w ogóle jest Ci potrzebna?
• Jak ma wyglądać strona? Najlepiej naszkicuj jej konkretne widoki.
• Czy strona ma być wykonana w ramach demo motywu (może masz już wybrany?), czy z projektu graficznego?
• Czy preferujesz strony zbudowane w oparciu o domyślny edytor WordPressa, czy bliski jest Ci jakiś tzw. “page builder”, np. Elementor?
• Jakie czynności będzie mógł wykonać Odwiedzający Twoją stronę? Wypisz je w konkretnych krokach i przemyśl ścieżki tych czynności.
• Czy chcesz korzystać z hostingu u wykonawcy i tam też rejestrować domenę, czy też wolisz mieć obie te usługi w innym miejscu?

Ważne! Dobrego wykonawcę poznasz po tym, że po otrzymaniu briefu od Ciebie, dopyta on o szczegóły niejasne, czy nie do końca w nim doprecyzowane.

Po drugie – ustal terminy i harmonogram

Z Twojej strony wskazanie terminów wiąże się z tym, że strony www potrzebujesz w konkretnej dacie, np. otwarcie sklepu, czy start kampanii promocyjnej. Po stronie wykonawcy wygląda to jednak nie rzadko delikatnie inaczej. Rzeczywistość wykonawców stron internetowych przypomina często sposób pracy ekip remontowych. Realizują oni kilka projektów w tym samym czasie i umiejętnie żonglują czasoprzestrzenią tak, by zminimalizować możliwe “rozjazdy” w terminach realizacji zleceń. W praktyce niestety oznacza to, że jeśli jeden Klient np. nie przesyła treści w ustalonym czasie, harmonogramy prac u wykonawcy zaczynają się piętrzyć i nakładać na siebie. Pół biedy, jeśli o takiej sytuacji wykonawca informuje pozostałych Klientów. Z doświadczenia jednak wiem (i nie jest to pozytywna informacja), że najczęściej praktycznie balansuje się między zleceniami wyczuwając niejako, czy i które można choć trochę opóźnić…

Ważne! Dobrego wykonawcę poznasz również po tym, że – jeśli spytasz – poinformuje Cię, ile zleceń wykonuje on równocześnie z Twoim.

Po trzecie – ustalcie terminy i kwoty zapłaty

Istnieje spore prawdopodobieństwo, że podczas ustaleń wykonawca poinformuje Cię o pobraniu zaliczki lub zadatku już na początku Waszej współpracy. Ba! Stawiam kasztany przeciw żołędziom, że jeśli nic o tej formie zabezpieczenia nie wspomni, wątpliwe, że zlecenie zakończy się sukcesem. Naprawdę możesz śmiało odpuścić sobie dalsze negocjacje. Brak zaliczki (lub zadatku) świadczy jedynie o nikłym doświadczeniu osoby, której zamierzasz zlecić stworzenie swojej strony.

Skąd takie wnioski? Ano z doświadczenia. Zaliczka lub zadatek na początku współpracy w tej branży nie pojawia się, albo wydaje się czymś dziwnym tylko w początkowych zleceniach. Przyczyna jest prosta. Tworzenie stron www to zajęcie, w którym poszczególne projekty z różnych przyczyn “lubią się” przedłużać. W takiej sytuacji owa zaliczka (zadatek) nie raz ratują w ogóle płynność finansową wykonawcy. Osobiście nie raz się również przekonałam, że dopiero pojawienie się zadatku na rachunku bankowym świadczy o realnie podjętej decyzji o współpracy przez Klienta. Gdybym bowiem przy każdy zapewnieniu zlecenia otrzymanym mailem lub w komunikatorze otrzymywała przysłowiowego “piątaka”… 😉😂

Warto też zastanowić się, zwłaszcza przy realizacji większych, wielomiesięcznych projektów, nad rozliczeniem etapowym. W takim wypadku ustalenia poszczególnych etapów, terminy ich wykonania, odbioru i płatności za nie również koniecznie wpisz do umowy.

A! I jeszcze jeden szczególik. Niech Cię nie zdziwi, jeśli wykonawca zaznaczy, że końcowe rozliczenie następuje przed przeniesieniem strony na Twój hosting (lub “podpięciem” do niej docelowej domeny). To standardowa praktyka zabezpieczająca go przed – tak, to również się zdarza! – zniknięciem Klienta bez rozliczenia.

Ważne! Dobrego wykonawcę poznasz także po podejściu do wynagrodzenia i komunikowaniu jasnych zasad rozliczeń.

Po czwarte – pamiętaj o prawach autorskich i własności intelektualnej

Do tarliśmy do punktu, którego dopilnowanie leży wybitnie w Twoim interesie. Jeśli bowiem nie zadbasz o to, by strona i wszystko, z czego została stworzona, po ukończeniu była Twoją własnością – możesz w dalszym prowadzeniu biznesu mocno się zdziwić, a nawet któregoś dnia obudzić się… Z przysłowiową ręką w nocniku!

W sytuacji tworzenia strony na WordPressie masz trochę łatwiej. Sam WordPress i jego komponenty istnieją na licencji open sorce i z definicji nie podlegają prawom autorskim, czy własności. Koniecznie jednak zadbaj o odpowiednie zapisy w umowie (wraz z polami eksploatacji) dotyczących: logo, treści i materiałów graficznych.

Ważne! Dobrego wykonawcę poznasz owszem i po tym, ze zapisy dotyczące przekazania praw autorskich i własności będą umieszczone już w przedstawionym przez neigo drafcie umowy.

Po piąte – nie zapomnij o wsparciu i aktualizacjach po wykonaniu strony

Bo wraz z zakończeniem tworzenia strony nie kończy się zadanie dbania o nią. Internet jest rzeczywistością bardzo dynamiczną. Nie raz błyskawicznie zmieniają się przepisy, technologie, a nawet moda dotyczącą obecności w sieci (pamiętasz jeszcze strony www z lat 90-tych?). Warto więc – zwłaszcza, jeśli współpraca z twórcą strony układ się dobrze – pomyśleć o dalszych aktualizacjach (zarówno tych technicznych: WordPress, motywy, wtyczki, PHP, jak i odświeżających wygląd strony, czy rozwijających jej działanie) oraz wsparciu osoby, która zna Twoją stronę najlepiej.

Ważne! Dobrego wykonawcę poznasz dodatkowo po tym, że dalszą opiekę nad stroną zaproponuje Ci w sposób naturalny kończąc jej wykonanie.

Po szóste – ustal zasady reklamacji i gwarancji

To w zasadzie się nie zdarza, ponieważ przed opublikowaniem strony sprawdza się ją w każdym możliwym aspekcie i czyni to zarówno wykonawca, jak i zlecający (a czasem i jego rodzina i przyjaciele). Jednak na tzw. wszelki wypadek można wpisać w umowie zasady dotyczące ewentualnych reklamacji oraz informacje o tym, co podlega gwarancji danej przez wykonawcę. Mogą to być np. wersje i rodzaje przeglądarek internetowych, w których strona ma się prawidłowo wyświetlać, albo optymalizacja pod konkretne wartości prędkości jej wczytywania się.

Ważne! Dobrego wykonawcę poznasz oczywiście i po tym, że zaproponuje warunki reklamacji i gwarancji bez dopominania się.

Po siódme – przemyśl warunki rozwiązania umowy

Nikomu oczywiście nie życzę sytuacji, w której punkt, ten będzie potrzebny, ale umowy podpisuje się zawsze na tzw. “gorsze czasy” i dobrze jest mieć to na uwadze. Często bowiem wygląda to tak, że na etapie ustaleń i przygotowań współpraca zapowiada nam się przynajmniej doskonale, jednak później… No cóż – bywa różnie. I tak, wiem i zdaję sobie sprawę, że przyczyny takiego stanu rzeczy mogą być różne: jedne bardziej, inne mnie od nas zależne. Ale! Naprawdę niezależnie od wielości życiowych sytuacji, punkt w umowie o tym, w jakich sytuacjach i na jakich zasadach każda ze stron może bezproblemowo ją wypowiedzieć oraz z jakimi konsekwencjami będzie się to wiązało może uratować Ci biznes!

Ważne! Dobrego wykonawcę poznasz zatem po tym, że zapis o warunkach i zasadach rozwiązania Waszej umowy nie będzie stanowić dla niego problemu.

Po ósme – pozostałe klauzule…

Zasady współprac w firmach i korporacjach bywają naprawdę różne. Standardowo w punkcie tym zawiera się najczęściej klauzulę o wzajemnej poufności, ale dobrze jest przysiąść i przemyśleć, czy nie ma potrzeby napomknąć tu o innych sprawach. Krótkie case study. Zdarzyło mi się kiedyś, że pewna międzynarodowa kancelaria prawnicza zlecając stworzenie bloga zapomniała na etapie ustaleń wspomnieć (ba! nawet choćby zająknąć się!) o istnieniu brand booka z bardzo ściśle określonymi wytycznymi wizerunkowymi, którego mieliśmy się trzymać… Po ich stronie wyglądało to tak, że zlecający dział informatyczny nie porozumiał się po prostu z działem marketingowym, który w dodatku akurat podczas naszej współpracy się urlopował… Dla nas nie lada wyzwaniem było wybrnąć z sytuacji nie ponosząc sporych dodatkowych kosztów!

Ważne! Dobrego wykonawcę poznasz niezaprzeczalnie po tym, że w sytuacjach kryzysowych będzie działał na podstawie realnych i logicznych argumentów, a nie “strzelał focha”.

Po dziewiąte – podpisz umowę

Wydawać by się mogło, że w czasach obecnych to podstawa podstaw i że naprawdę nic bardziej bazowego niż umowa (lub przynajmniej ostateczne podsumowanie ustaleń mailowo) nie stanowi początku współpracy. A jednak! Naprawdę nie rzadko wciąż spotykam ludzi, którzy zostali pozostawieni na lodzie przez nierzetelnych wykonawców i nie mają żadnych jakkolwiek spisanych ich wspólnych ustaleń. W dodatku pozostają z rozbabraną, niedokończoną robotą i sporą dozą ogólnej frustracji.

I żeby nie było. Mimo mojego sporego współczucia wiem, że wiele z tych sytuacji jest przynajmniej częściowo “zawiniona” przez zlecających. Szukanie bowiem wykonawcy strony www (która w domyśle ma być sercem lub przynajmniej wizerunkiem Twojego biznesu) na grupach na Facebooku i powierzanie jej wykonania temu, kto taniej się wyceni, często bez nawet podstawowego sprawdzenia profilu/firmy (tak, zdarza się, że ludzie podejmują współpracę z nieprawdziwymi kontami) jest yyy – delikatnie rzecz ujmując – głupie nierozsądne. I z tym nie ma dyskusji. Podobnie jak z faktem, że wszyscy nabieramy biznesowego doświadczenia w czasie i niestety uczymy się na własnych błędach i – zwłaszcza na początku – tzw. “frycowe” przyjdzie nam zapłacić. Jednak – wierz mi – spisanie zasad naprawdę wiele nie kosztuje,a w sytuacjach spornych bywa na wagę złota!

Ważne! Dobrego wykonawcę poznasz często po tym, że podpisze z Tobą umowę, w której wymieni wszystkie Wasze ustalenia lub zbierze je w podsumowującym mailu.

I po dziesiąte – bądź w stałym, ale ustalonym kontakcie z wykonawcą prac

Tak, bo zlecanie czegokolwiek polega również na monitorowaniu w trakcie, czy Wasza współpraca dobrze się układa. Z Twojego punktu widzenia takie zlecenie będzie wyglądać prawdopodobnie tak: ustalicie zasady, podpiszecie umowę, wpłacisz zaliczkę/zadatek, dostarczysz treści i… Nic się nie dzieje. Z perspektywy wykonawcy wygląda to tak: ustalicie zasady, podpiszecie umowę, otrzyma zaliczkę/zadatek, otrzyma treści i… Zabiera się za pracę. I to jest często moment, gdy wykonawca w pewnym sensie “znika”. Potrzebuje bowiem czasu na pracę w skupieniu, by w odpowiednim terminie przedstawić Ci jej efekt.

Dotrzymanie tego terminu będzie także zależne od Twojej responsywności. Jeśli obiecasz wykonawcy dostarczenie treści, to – błagam! – wygospodaruj czas na ich stworzenie i przesłanie. Odpowiadaj również w miarę przyzwoicie na wszelkie pytania i szczegółowe doprecyzowania w trakcie prac. Nie ma chyba nic bardziej zniechęcającego przy tworzeniu stron www niż nie otrzymywanie od Klienta materiałów i potrzebnych decyzji na czas.

Teoretycznie wszystko przebiega jak najbardziej poprawnie, ale to jednak moment, w którym często dochodzi do pierwszych “niesnasek”. Strona zlecająca – po solidnym wysiłku przemyśleń, planów, ustaleń i sporej ilości pisania – nie może się już doczekać efektów, a strona wykonująca potrzebuje spokoju i skupienia, by zlecenie z odpowiednią dbałością wykonać. Stąd ogromnie ważne jest, by nie zapomnieć doprecyzować również to, jak poszczególne etapy współpracy będą wyglądać, czego w jakim czasie można się spodziewać oraz jakimi kanałami i kiedy konkretnie będziecie się kontaktować.

Ważne! Dobrego wykonawcę poznasz, a jakże!, po tym, że przedstawi Ci, jak będą wyglądały etapy współpracy i będzie się ich trzymał.

Wnioski podsumowawcze?

Wydaje się, że spokojnie wystarczy jeden. Bardzo zasadniczy, podstawowy i fundamentalny. Podsunęłam dziś kilka przydatnych myśli, które z pewnością ułatwią Ci przeprowadzenie ustaleń z potencjalnym wykonawcą Twojej strony internetowej, ale nikt, naprawdę i dosłownie NIKT nie zwolni Cię z myślenia. Tej umiejętności sobie i Tobie na każdą życiowo-biznesową sytuację życzę.